Warum Immobilienmakler im DACH-Raum täglich Stunden und Deals verlieren und wie ein zentrales CRM das ändert.

Wer heute als Makler in Österreich, Deutschland oder der Schweiz arbeitet, kennt das Szenario: Fünf Portale, drei E-Mail-Postfächer, ein Notizbuch für Besichtigungstermine und das alles gleichzeitig. Was dabei verloren geht, ist nicht nur Zeit. Es sind Anfragen, Deals und letztlich Umsatz.

1. Das Problem: Manuelle Prozesse kosten mehr als man denkt

Die Realität in den meisten Immobilienbüros sieht heute noch so aus: Jedes neue Objekt wird manuell auf Willhaben, ImmoScout24, Immowelt, Facebook Marketplace und der eigenen Website eingestellt. Einzeln. Nacheinander. Mit Copy & Paste.

Das klingt nach einem kleinen Aufwand. Doch die Zahlen sprechen eine andere Sprache.

Durchschnittliche manuelle Bearbeitungszeit pro Objekt auf 5 Portalen: 2–3 Stunden. Bei 20 neuen Objekten pro Monat summiert sich das auf bis zu 50 Stunden reiner Admin-Aufwand. Nicht verkauft. Nicht beraten. Nur kopiert.

Dazu kommt die fragmentierte Kommunikation: Anfragen von Willhaben landen im einen Postfach, ImmoScout-Nachrichten im nächsten, Facebook-Kontakte vielleicht im Messenger. Kein Makler hat einen vollständigen Überblick – und genau hier entstehen die stillen Verluste.

Die konkreten Probleme im Überblick

• Jedes Objekt wird manuell auf 4–6 Portale hochgeladen – mit allen Inkonsistenz-Risiken

• Anfragen kommen aus unterschiedlichen E-Mail-Postfächern und werden nicht zentral erfasst

• Besichtigungstermine werden in Notizbüchern oder Excel-Tabellen verwaltet

• Kein Überblick, welche Objekte wie performen – welche Anfragen anziehen, welche nicht

• Follow-ups werden manuell nachgefasst oder schlicht vergessen

• Keine automatische Benachrichtigung, wenn ein passendes Objekt für einen vorgemerkten Interessenten online geht

Das Ergebnis: Zeitverlust, unübersichtliches Chaos und – was am meisten schmerzt – verlorene Anfragen. Interessenten, die eine Antwort zu spät bekommen, wenden sich an den nächsten Makler. Deals, die nie zustande kommen, weil niemand nachgefasst hat.

2. Die Lösung: Ein zentrales System – sauber verbunden

Die Antwort auf dieses Problem ist keine neue App. Es ist auch kein weiteres Tool, das man sich daneben stellt. Die Lösung ist ein zentrales CRM-System, das alle bestehenden Prozesse intelligent verbindet.

Konkret: HubSpot als operatives Herzstück – erweitert um immobilienspezifische Module, Portal-Integrationen und intelligente Automationen. Was früher fünf separate Schritte erforderte, wird zu einem einzigen.

Was das System im Kern leistet

Objekt-Datenbank Ein Objekt eingeben – automatisch auf allen Portalen publiziert. Preisänderung oder Statusupdate? Überall synchronisiert.

Zentrales Anfrage-Management Alle Anfragen von allen Portalen landen in einem einzigen Postfach. Kein Kanal geht verloren.

Status-Tracking Jede Anfrage hat einen Status: Neu, Besichtigung vereinbart, Budget geprüft, Abgesagt, Abgeschlossen. Der Makler sieht auf einen Blick, wo was steht.

Follow-up-Automatisierung Wer 2 Tage nicht geantwortet hat, bekommt automatisch eine Erinnerung. Kein manuelles Nachfassen mehr.

Budget-basiertes Matching Sucht jemand eine Wohnung für 300.000 €? Sobald ein passendes Objekt eingestellt wird, erhält die Person automatisch eine Benachrichtigung.

Das System ist keine Schwarze Box. Jeder Makler sieht sein eigenes Dashboard. Die Geschäftsführung sieht das Gesamtbild – welche Objekte gut laufen, welche Makler wie viele Abschlüsse haben, wo Anfragen stecken bleiben.

Praxisbeispiel aus Österreich: Ein Tiroler Immobilienbüro mit 168 aktiven Objekten und 5 Maklern verliert schätzungsweise über 500.000 € Jahresumsatz durch zu langsame Reaktionszeiten und vergessene Nachfassaktionen. Mit einem zentralisierten System wäre das behebbar – ohne zusätzliches Personal.

3. Der messbare Effekt: Was sich konkret ändert

Digitalisierung wird oft mit Komplexität gleichgesetzt. Mehr Tools, mehr Trainings, mehr Kosten. Das ist das falsche Bild. Ein gut aufgesetztes System reduziert Komplexität – es schafft sie nicht.

Was Makler in der Praxis berichten

• ✅ 60–70 % weniger manueller Admin-Aufwand pro Monat

• ✅ Keine verlorenen Anfragen mehr – jede Nachricht landet zentral und wird nachverfolgt

• ✅ Reaktionszeiten sinken von Stunden auf Minuten – durch automatische Erstantworten

• ✅ Transparente Objekt-Performance – der Geschäftsführer sieht in Echtzeit, was läuft

• ✅ Interessenten werden automatisch benachrichtigt, wenn ein passendes Objekt neu ins System kommt

• ✅ Makler arbeiten fokussierter – weniger Copy-Paste, mehr echte Beratung

Die Zahlen dahinter

Beispielrechnung für ein mittelgroßes Maklerbüro:

20 neue Objekte/Monat × 2,5 Stunden manueller Aufwand = 50 Stunden 50 Stunden × 60 €/h (Assistenz) = 3.000 € monatlicher Zeitverlust

Das entspricht 36.000 € Ersparnis pro Jahr – allein durch Portal-Automatisierung. Nicht eingerechnet: die gewonnenen Deals durch schnellere Reaktionszeiten.

4. Fazit: Weniger Systeme. Sauber verbunden. Mehr Umsatz.

Digitalisierung ist kein Sprint. Und es geht nicht darum, das nächste Tool zu kaufen und darauf zu hoffen, dass es die Probleme löst. Es geht darum, die bestehenden Prozesse zu verstehen – und sie einmal sauber aufzubauen.

Ein zentrales CRM, das auf den Immobilienmarkt im DACH-Raum zugeschnitten ist – mit echter Portal-Integration, automatisierten Follow-ups und transparentem Reporting – ist kein Luxus. Es ist die Betriebsgrundlage für ein modernes Maklerbüro.

Wer heute 50 Stunden im Monat mit Copy-Paste verbringt, hat morgen einen Mitbewerber, der diese Zeit in Kundenbeziehungen investiert. Die Frage ist nicht ob man digitalisiert – sondern wann.

„Digitalisierung bedeutet nicht mehr Tools. Sondern weniger Systeme – aber sauber verbunden."

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