5 Tools, 3 Postfächer, 0 Überblick – der versteckte Kostenfaktor in IT-Unternehmen.

Sie nutzen ein Ticket-System für den Support, ein zweites Tool für Ihre Angebote, ein drittes für das Projektmanagement – und irgendwo dazwischen verliert Ihr Vertrieb Leads, die eigentlich längst hätten abgeschlossen sein sollen.

Das ist kein Einzelfall. Das ist das Wachstumsparadox moderner IT-Dienstleister: Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto mehr Tools kommen dazu – und desto weniger Überblick hat tatsächlich jemand.

1. Das Problem: Wachstum ohne Struktur kostet mehr als Stillstand

IT-Dienstleister und Managed Service Provider im DACH-Raum kennen das Szenario: Ein potenzieller Kunde fragt per E-Mail nach einem Angebot. Das landet im Postfach von Mitarbeiter A. Der ist im Projekt. Drei Tage später fragt der Kunde nach. Mitarbeiter B weiss von nichts. Der Kunde hat inzwischen woanders unterschrieben.

Was hier verloren geht, ist nicht nur ein Deal. Es ist Vertrauen – und das Vertrauen kehrt selten zurück.

Die eigentliche Ursache liegt tiefer: Wachsende IT-Unternehmen bauen ihre Tool-Landschaft organisch auf. Jedes Team löst sein Problem mit dem nächstbesten Tool. Sales nutzt ein CRM. Support hat ein Ticketsystem. Buchhaltung arbeitet mit ihrer eigenen Software. Und die Geschäftsführung versucht, sich aus Excel-Exports einen Überblick zu verschaffen.

Die konkreten Probleme im Überblick

• Leads aus unterschiedlichen Quellen – Website, LinkedIn, Empfehlungen, Events – werden nicht zentral erfasst

• Kein Status-Tracking: Welche Angebote sind offen? Seit wann? Wer ist zuständig?

• Support-Tickets und Vertriebskontakte laufen parallel – ohne Verbindung

• Follow-ups werden vergessen oder kommen zu spät – der Interessent hat längst entschieden

• Keine transparente Pipeline für die Führungsebene – Forecasting ist Raten, kein Rechnen

• Bestehende Kunden werden für Upselling nicht systematisch angesprochen

Das Ergebnis: IT-Unternehmen verlieren Umsatz nicht weil sie schlechte Leistungen erbringen – sondern weil ihre internen Prozesse nicht mit ihrem Angebot mithalten. Die Technik ist stark. Die Struktur dahinter nicht.

2. Die Lösung: Ein zentrales System das Sales, Support und Reporting verbindet

Die Antwort ist nicht das nächste Tool. Die Antwort ist eine saubere Integration der bestehenden Prozesse in einem zentralen System – so aufgebaut, dass Ihr Team weniger klickt und mehr abschliesst.

Konkret: HubSpot als operatives Herzstück – verbunden mit Ihrem Ticketsystem, Ihrer Kommunikation und Ihrer Reporting-Infrastruktur. Leads, Angebote, Kundenhistorie und Support-Vorgänge sind erstmals an einem Ort sichtbar.

Was das System im Kern leistet

Zentrale Lead-Erfassung Jede Anfrage – egal ob per E-Mail, Kontaktformular, LinkedIn oder Telefonat – landet automatisch als Datensatz im System. Zugewiesen, priorisiert, nachverfolgbar. Kein Lead geht mehr unter.

Angebots- und Pipeline-Tracking Jedes offene Angebot hat einen Status, ein Datum und einen verantwortlichen Mitarbeiter. Die Geschäftsführung sieht in Echtzeit: Was ist offen? Was ist ins Stocken geraten? Wo muss jetzt jemand nachfassen?

Automatisierte Follow-ups Kein Angebot bleibt unbeantwortet liegen. Das System erkennt, wenn seit drei Tagen keine Reaktion eingegangen ist, und sendet automatisch eine professionelle Erinnerung. Kein manuelles Nachfassen – kein vergessener Deal.

Support-Integration Bestandskunden haben eine vollständige Historie: welche Tickets offen sind, welche Projekte laufen, wann zuletzt ein Gespräch stattgefunden hat. Ihr Support-Team sieht sofort den Kontext. Ihr Vertrieb sieht sofort die Upselling-Chancen.

Reporting & Forecasting Statt Excel-Exports gibt es ein Live-Dashboard: Wie viele Leads kamen diesen Monat? Wie hoch ist die Abschlussquote? Welcher Mitarbeiter hat welche Pipeline? Die Geschäftsführung trifft Entscheidungen auf Basis von Daten – nicht Bauchgefühl.

Das Ergebnis ist kein besseres CRM. Es ist ein vollständiges Revenue-System für IT-Dienstleister – das Transparenz schafft, wo bisher Chaos war.

Praxisbeispiel: Ein IT-Dienstleister mit 18 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 2,4 Mio. € verlor monatlich durchschnittlich zwei qualifizierte Angebote – nicht wegen Preisfragen, sondern wegen zu langsamer Reaktionszeiten. Mit einem zentralen System und automatisierten Follow-ups stieg die Angebots-Abschlussquote innerhalb von 90 Tagen um 28 %.

3. Der messbare Effekt: Was sich konkret ändert

Der häufigste Einwand in IT-Unternehmen lautet: "Unsere Leute kennen die Prozesse, wir brauchen kein System dafür." Das stimmt – solange das Unternehmen klein genug ist, dass alle alles wissen. Ab 10 Mitarbeitern ist das vorbei.

Was IT-Dienstleister in der Praxis erleben

• ✅ Angebots-Abschlussquote steigt um 20–35 % durch konsequentes Follow-up-Management

• ✅ Kein Lead geht mehr verloren – jede Anfrage ist erfasst, zugewiesen und nachverfolgbar

• ✅ Forecasting wird zuverlässig – Umsatzplanung basiert auf echten Daten, nicht Schätzungen

• ✅ Support und Vertrieb arbeiten erstmals mit denselben Kundendaten

• ✅ Bestandskunden werden systematisch für Upselling und Verlängerungen angesprochen

• ✅ Die Geschäftsführung hat endlich einen vollständigen Überblick – ohne manuelle Reports

Die Zahlen dahinter

Beispielrechnung für einen IT-Dienstleister mit 5 Sales-Personen:

30 Leads pro Monat × 20 % Verlust durch mangelndes Follow-up = 6 verlorene Chancen monatlich

Durchschnittlicher Deal-Wert: 8.000 € → 48.000 € entgangener Umsatz pro Monat

Selbst wenn nur die Hälfte davon zurückgewonnen wird: 24.000 € zusätzlicher Umsatz monatlich

Das System amortisiert sich im ersten Monat nach Go-Live.

4. Fazit: IT-Unternehmen die intern nicht skalieren, können extern nicht wachsen

Technische Exzellenz allein reicht nicht. Ihre Kunden erwarten nicht nur gute Leistungen – sie erwarten schnelle Reaktionen, klare Kommunikation und das Gefühl, dass ihr Anliegen nicht irgendwo in einem Postfach versinkt.

Ein zentrales System, das Leads erfasst, Angebote verfolgt, Follow-ups automatisiert und Reporting in Echtzeit liefert, ist keine Investition in Software. Es ist eine Investition in die Skalierbarkeit Ihres Unternehmens.

IT-Dienstleister, die heute ihre internen Prozesse sauber aufbauen, werden morgen die Mandate gewinnen – und die Mitarbeiter halten – die andere nicht einmal erreichen.

"Das grösste Wachstumshemmnis in IT-Unternehmen ist nicht der Markt. Es sind die eigenen Prozesse."

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