Ihr nächstes Mandat wartet. Aber wer in Ihrer Pipeline verfolgt es gerade?

Unternehmensberater verkaufen Vertrauen. Kompetenz. Struktur. Sie helfen Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren, Wachstum zu skalieren und Entscheidungen auf Basis von Daten zu treffen.

Und intern? Intern läuft die eigene Pipeline oft über Outlook, ein Excel-Sheet und das Gedächtnis des Geschäftsführers.

Das ist kein Vorwurf. Das ist die ehrliche Realität der meisten Beratungshäuser im DACH-Raum – und gleichzeitig der teuerste blinde Fleck in einem Geschäftsmodell, das komplett auf Vertrauen und Reaktionsgeschwindigkeit aufgebaut ist.

1. Das Problem: Berater optimieren alles – nur nicht sich selbst

Unternehmensberatungen wachsen oft durch Empfehlungen. Das ist gut. Aber Empfehlungen kommen nicht nach einem festen Zeitplan – sie kommen dann, wenn jemand gerade einen Bedarf hat. Und wer in diesem Moment nicht sofort, professionell und mit einem klaren nächsten Schritt antwortet, verliert den Auftrag an den Mitbewerber, der es tut.

Das Problem beginnt oft nicht beim ersten Kontakt. Es beginnt beim Nachfassen.

Ein Interessent meldet sich nach einem Erstgespräch nicht zurück. Wird nachgefasst? Vielleicht. Wann? Unklar. Von wem? Auch unklar. In den meisten Beratungshäusern liegt diese Verantwortung beim Berater selbst – der gleichzeitig im Projekt steckt, Präsentationen vorbereitet und Kunden betreut.

Die konkreten Probleme im Überblick

• Mandate-Pipeline wird im Kopf oder in Excel verwaltet – kein zentrales System, keine Transparenz

• Kein strukturiertes Follow-up: Interessenten werden einmal kontaktiert, dann vergessen

• Keine Übersicht über den Status laufender Akquise-Gespräche – wer ist wo im Prozess?

• Bestandsmandate werden nicht aktiv für Erweiterungen oder Verlängerungen bearbeitet

• Keine Frühwarnsignale bei unzufriedenen Mandanten – Kündigung kommt als Überraschung

• Angebote werden manuell nachgefasst oder gar nicht – je nach Tagesauslastung des Beraters

Das Ergebnis: Beratungshäuser verlieren Mandate nicht weil sie die falsche Expertise haben – sondern weil jemand mit weniger Expertise aber besseren Prozessen schneller, strukturierter und professioneller aufgetreten ist.

2. Die Lösung: Die eigene Pipeline so strukturieren wie die der Kunden

Die Antwort ist kein Vertriebs-Tool das Ihre Berater zwingt, Daten einzupflegen. Die Antwort ist ein System, das Ihre Akquise, Ihr Mandanten-Management und Ihr Reporting so strukturiert, dass Ihr Team sich auf das konzentrieren kann, was es am besten kann: beraten.

Konkret: HubSpot als Beratungs-Backbone – mit automatisiertem Lead-Tracking, strukturiertem Follow-up und vollständiger Transparenz über jede aktive und potenzielle Mandantenbeziehung.

Was das System im Kern leistet

Mandate-Pipeline in Echtzeit Jeder Interessent, jedes laufende Gespräch, jedes offene Angebot hat einen Status, ein Datum und eine verantwortliche Person. Die Geschäftsführung sieht in Echtzeit: Wo stehen wir? Was droht zu verlieren? Was muss jetzt nachgefasst werden?

Automatisiertes Follow-up Kein Angebot bleibt unverfolgt. Das System erkennt automatisch, wenn seit drei Tagen keine Reaktion eingegangen ist, und sendet eine professionelle Erinnerung. Kein Berater muss sich daran erinnern – das System tut es.

Mandanten-Historie auf einen Klick Jeder Mandant hat eine vollständige Akte: alle Gespräche, alle Projekte, alle Vereinbarungen. Wenn ein neuer Berater übernimmt, ist er in Minuten auf dem Stand – nicht in Tagen.

Systematische Mandantenpflege Bestandsmandanten werden nicht erst dann kontaktiert, wenn sie sich melden. Das System erinnert automatisch: Dieser Mandant hatte vor 6 Monaten Projekt X – ist ein Follow-up sinnvoll? Upselling wird zum Prozess statt zum Zufall.

Reporting für die Führungsebene Statt Bauchgefühl gibt es Daten: Wie viele Mandate sind gerade in der Pipeline? Welche Conversion-Rate haben Erstgespräche? Wie lange dauert der durchschnittliche Akquise-Prozess? Entscheidungen werden auf Basis von Fakten getroffen.

Praxisbeispiel: Eine Unternehmensberatung mit 15 Beratern und einem Jahresumsatz von 3,2 Mio. € hatte eine Angebots-Conversion-Rate von 22 %. Nach Einführung eines strukturierten CRM-Systems mit automatisierten Follow-ups stieg die Rate innerhalb von 6 Monaten auf 41 %. Das entspricht einem Mehrumsatz von über 600.000 € – ohne einen einzigen neuen Akquise-Kanal.

3. Der messbare Effekt: Was sich konkret ändert

Beratungshäuser die intern keine Struktur haben, haben ein Glaubwürdigkeitsproblem. Nicht nach aussen – aber gegenüber sich selbst. Wie überzeugend ist die Empfehlung, die eigenen Prozesse zu optimieren, wenn die eigenen Prozesse es nicht sind?

Was Unternehmensberatungen in der Praxis erleben

• ✅ Angebots-Conversion-Rate steigt um 40–80 % durch konsequentes, strukturiertes Follow-up

• ✅ Kein Mandat geht mehr vergessen – jede Chance ist sichtbar und wird aktiv verfolgt

• ✅ Bestandsmandanten werden systematisch für Erweiterungen angesprochen – Upselling verdoppelt sich

• ✅ Neue Berater sind schneller produktiv – alle Informationen sind im System, nicht in Köpfen

• ✅ Die Führungsebene trifft Kapazitäts- und Wachstumsentscheidungen auf Basis echter Daten

• ✅ Die Beratung wird glaubwürdiger – wer selbst strukturiert arbeitet, überzeugt Kunden leichter

Die Zahlen dahinter

Beispielrechnung für eine Beratung mit 20 Angeboten pro Jahr:

Durchschnittliches Mandat: 45.000 € Aktuelle Conversion-Rate: 25 % = 5 gewonnene Mandate = 225.000 € Umsatz

Mit strukturiertem CRM: Conversion-Rate steigt auf 40 % = 8 gewonnene Mandate

Differenz: 3 zusätzliche Mandate = 135.000 € Mehrumsatz pro Jahr

Das System amortisiert sich nach dem ersten gewonnenen Mandat.

4. Fazit: Wer anderen Struktur verkauft, muss sie selbst leben

Unternehmensberatungen die intern strukturiert arbeiten, sind nicht nur effizienter – sie sind glaubwürdiger. Jeder Mandant spürt, ob sein Berater selbst nach den Prinzipien arbeitet, die er empfiehlt.

Ein zentrales CRM, das die Mandate-Pipeline transparent macht, Follow-ups automatisiert und Mandantenbeziehungen systematisch pflegt, ist keine Investition in Software. Es ist eine Investition in die Integrität und Skalierbarkeit Ihres Beratungsgeschäfts.

Beratungshäuser, die heute ihre eigenen Prozesse optimieren, werden morgen mit mehr Mandaten arbeiten – und glaubwürdiger beraten.

"Die überzeugendste Referenz für strukturiertes Arbeiten ist das eigene Unternehmen."

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