Revenue Systems
Vom Bewerbungs-Chaos zur strukturierten Recruiting-Pipeline.
Wir haben für eine wachsende Personalvermittlung mit 9 Recruitern ein zentrales Candidate-Management-System aufgebaut. Bewerbungen aus LinkedIn, XING, Indeed und E-Mail laufen automatisch in eine einzige Pipeline – mit klarem Status-Tracking, automatisierten Follow-ups und intelligentem Matching zwischen Kandidatenprofilen und offenen Stellen. Ergebnis: 38% kürzere Time-to-Placement, 0 verlorene Kandidaten und erstmals vollständige Pipeline-Transparenz für die Geschäftsführung.
Unser Ansatz
Unser Fokus lag nicht auf mehr Bewerbungen – sondern darauf, die bestehenden besser zu nutzen. Wir haben HubSpot als zentrales Recruiting-Betriebssystem konfiguriert und alle eingehenden Kanäle automatisch angebunden. Jede Bewerbung wird seither automatisch erfasst, dem richtigen Recruiter zugewiesen und in den passenden Pipeline-Status eingestuft. Zusätzlich wurde ein Matching-Algorithmus eingerichtet, der bestehende Kandidatenprofile automatisch mit neu eingehenden Stellen abgleicht.
Die Herausforderung
Das Team arbeitete hart – aber das System arbeitete gegen sie. Bewerbungen kamen über 6 verschiedene Kanäle, wurden manuell in Excel erfasst und per E-Mail weitergeleitet. Top-Kandidaten warteten tagelang auf Rückmeldung. Bereits vorhandene Profile aus früheren Prozessen wurden bei neuen Stellen nicht berücksichtigt. Die Geschäftsführung hatte keinen Überblick über die aktive Pipeline.
Die Lösung
Wir haben ein End-to-End Recruiting-System gebaut, das alle Kanäle verbindet, jeden Kandidaten automatisch erfasst und den gesamten Prozess von Erstkontakt bis Placement strukturiert abbildet. HubSpot ist die Schaltzentrale: Bewerbung eingehend, automatisch erfasst, qualifiziert, zugewiesen und nachverfolgt.
Messbare Ergebnisse
−38%
Kürzere Time-to-Placement
+3×
Mehr genutzte Bestandsprofile
0
Verlorene Kandidaten seit Go-Live
6
Wochen bis zum vollständigen Go-Live
Vor Fluxo hatten wir täglich das Gefühl, gute Kandidaten zu verlieren – ohne zu wissen warum. Heute sehen wir auf einen Blick wo jeder steht, wer nachgefasst werden muss und welche Profile zu neuen Stellen passen. Die Time-to-Placement ist messbar gesunken und unser Team arbeitet fokussierter als je zuvor.
Matthias,
Geschäftsführer
